Exigences relatives à la documentation

Les biens culturels existent au travers des documents qui les accompagnent. Ces derniers constituent le pedigree de l’objet et permettent son identification certaine, ainsi que sa récupération en cas de vol. Dans certains cas de vols ou pillage de masse, l’absence de documentation peut avoir des conséquences dramatiques et rendre quasiment impossible la récupération des objets.

C’est en gardant cela à l’esprit que chaque institution culturelle devrait adopter une politique relative à la documentation qui définit les procédures et normes documentaires, la dotation en personnel et en systèmes de documentation, ainsi que les services de documentation offerts au public. Si une collection n’est pas suffisamment documentée, des efforts doivent être déployés par les institutions de conservation pour améliorer cet aspect.

Chaque acquisition, qu’elle soit réalisée dans le cadre d’une collection publique ou privée, doit être inventoriée et s’accompagner de la documentation de l’objet. Les documents originaux que possède le musée doivent être traités dans le respect des normes d’archivages. Les informations obtenues auprès d’une source externe doivent être vérifiées avec soin. Les détails concernant l’acquisition doivent aussi être ajoutés à la documentation, même dans le cas d’un dépôt temporaire. Les données doivent être régulièrement mises à jour et toute modification apportée à l’objet (altération, restauration, déplacement, prêt, etc.) doit être consignée dans le système de documentation.

Si un objet est cédé, sa documentation doit être conservée par le musée et les détails de la cession doivent être documentés. Si l’objet est transféré vers un autre musée, une copie de la documentation doit lui être transmise.