Inventorier une collection

Principes généraux

Comme pour toute activité professionnelle, il existe des principes fondamentaux qui régissent l’élaboration d’un inventaire :

1. Choisir le format : de préférence une base de données informatique, mais les inventaires papier sont encore utilisés. Matériel nécessaire : papier, stylo, règle et appareil photo (de préférence numérique couleur).
2. Attribuer un nom ou un numéro unique à chaque vitrine et lieu de stockage, en donnant suffisamment de détails pour localiser précisément tout objet. Pour les objets les plus petits, il peut être nécessaire de consigner plus de détails sur l’emplacement. Le « numéro d’inventaire » d’un objet inclura toujours cette séquence.
3. Enregistrer l’emplacement de chaque objet. Si un objet possède un numéro d’acquisition, utiliser celui-ci pour l’enregistrer. Utiliser des numéros temporaires jusqu’à ce qu’un numéro permanent puisse lui être attribué.
4. Enregistrer les informations pour les objets manquants provenant du registre des acquisitions.
5. Dans le cas où il existe déjà un inventaire, celui-ci doit être combiné au nouveau.
6. Au besoin, mettre à jour les registres des acquisitions et inclure tout « nouvel objet ». Cela inclut les objets portant des numéros d’inventaire « temporaires ».

Catégories d’information

Les catégories d’information sont les catégories ou types d’informations qui seront inclus dans le fichier. L’utilisation de catégories d’information déterminera la structure de l’inventaire. Outre la liste des catégories d’information sélectionnées, le système d’inventaire doit indiquer :

• Autres noms : les autres noms qui peuvent être utilisés pour une catégorie d’information.
• Définitions : une courte définition de la catégorie.
• Exemples : des exemples d’informations appartenant à cette catégorie d’information.
• Remarques : précise si une catégorie d’information peut être utilisée plusieurs fois dans un fichier et si l’utilisation d’une terminologie préétablie et contrôlée est recommandée.

La liste suivante répertorie les groupes et catégories d’information avec leurs courtes descriptions. 

Acquisition : méthode d’acquisition, date et source. Fournit la preuve du statut légal de l’objet.

État : état de l’objet, résumé et date de l’état. Contribue à la responsabilité et l’identification des objets, et participe à garantir leur protection physique.

Cession et aliénation : date de cession/aliénation, méthode et destinataire. Confirme si l’objet est manquant ou s’il a été cédé activement.

Description : description physique et statut du spécimen (type d’objet). Peut être très utile en cas de disparition, et peut également servir à d’autres fins, comme des expositions et publications.

Image : type d’image et numéro de référence. Les images sont indispensables dans les procédures de récupération de biens culturels. Elles servent aussi à étayer les informations textuelles concernant l’objet.

Institution : nom de l’institution, nom de l’organe subsidiaire, adresse complète et pays. Ces informations sont essentielles car elles fournissent un lieu pour un objet et/ou sa documentation.

Lieu : lieu actuel et données sur le lieu actuel, type de lieu et lieu habituel.

Marque et inscription : texte et type de marque/inscription, description et technique utilisées pour la marque/inscription, position, langue et traduction.

Matériau et technique : matériau, technique, description des composants.

Mesures : dimensions et unités utilisées, qui sont également d’une importance primordiale.

Association de l’objet : lieu associé, date, nom du groupe/de la personne, nature du lien, fonction d’origine.

Collection de l’objet : lieu et date de la collection, collectionneur et méthode de collection. Fournit des informations essentielles sur l’origine d’un objet, et étaye la documentation de la collection.

Entrée de l’objet : propriétaire actuel et déposant ; date d’entrée, numéro et motif. Concerne les objets qui ne sont pas détenus par l’institution (prêts à long terme, expositions, etc.).

Nom de l’objet : nom de l’objet et type de nom. Permet une meilleure organisation de la collection par types d’objets.

Numéro de l’objet : numéro de l’objet, type de numéro et date de la numérotation. Confère une identité unique à l’objet et établit un lien avec sa documentation associée.

Production de l’objet : lieu de production, date, nom du groupe/de la personne, fonction de l’objet. Etaye la documentation sur la production d’objets (dans le cas d’objets créés par l’homme).

Titre de l’objet : titre, type de titre et traduction. Constitue également une information essentielle.

Pièces et composants : nombre de pièces ou de composants et leur description. Garantit que les pièces d’un objet sont conservées ensemble.

Enregistreur : nom de la personne ayant effectué l’enregistrement, date et accréditation. Ces détails sont essentiels pour maintenir le contrôle de l’inventaire. Peut aider à prévenir une modification non autorisée de la documentation.

Référence : référence et type de référence. Peut être important pour prouver la propriété de l’objet, par exemple lorsqu’il est fait référence à des documents étayant le titre juridique.

Droits de reproduction : droits de reproduction et propriétaire. Protège la propriété intellectuelle de l’objet.

Sujet représenté : sujet représenté et description. Ces informations sont d’une grande importance pour une identification rudimentaire des objets.

Pour obtenir de plus amples informations sur la question, vous pouvez consulter les détails de cette liste dans les catégories d’information du CIDOC (Recommandations internationales pour la documentation des objets muséaux).