Partage de documentation et sécurité

Les institutions et collectionneurs privés ont tendance à ne pas partager les informations contenues dans la documentation d’un objet. Cette pratique est souvent une erreur car, en réalité, le partage d’informations renforce la protection d’un objet et facilite toute future demande de restitution potentielle. Certains musées ont ainsi opté pour :

• Une politique de transparence totale concernant l’origine de leur collection afin de revendiquer le caractère légal de leur propriété et de leur acquisition ;
• La mise en place d’espaces de recherche où les visiteurs peuvent consulter les registres et fichiers au format papier, les archives des catalogues, images et autres références ;
• La création de bases de données en ligne publiques regroupant leurs collections et la documentation associée.

Etant donné qu’une documentation pertinente est la seule méthode permettant de prouver la propriété d’un objet, il est également important de protéger ces informations et de veiller à ce qu’elles ne puissent pas être perdues ou volées. Par conséquent, il est fortement recommandé de faire un double de ces informations, si possible au format numérique. De plus, l’accès aux informations confidentielles doit être restreint. Un bon équilibre entre sécurité et accessibilité est la clé de la valeur ajoutée d’une collection.