Soit un terme unique, soit une phrase détaillée.
Si un objet a plusieurs dénominations, choisissez un « terme préféré » et indiquez tous les autres comme étant des synonymes. Les synonymes augmentent les choix lors de recherches dans les bases de données.
La même logique s’applique aux « niveaux » d’informations détaillées.
Les forces de l’ordre utilisent la documentation comme instrument essentiel dans la protection des biens culturels, car il est presque impossible de récupérer un objet qui n’a pas été correctement décrit et photographié.
Une photographie est le second élément essentiel permettant de retrouver la trace d’un objet volé. Elle peut parfois être plus utile qu’une description, car un agent de police n’a pas toujours les connaissances requises pour comprendre les descriptions
Comme pour toute activité professionnelle, il existe des principes fondamentaux qui régissent l’élaboration d’un inventaire :